“Devlet bizim maillerimizi mi okuyor?” sorusunun cevabı burada!
E-dönüşüm sürecinde en çok konuşulan ama en az anlaşılan konulardan biri: KEP sisteminde yaptığımız yazışmalar devletin elinde mi? Saklanıyor mu? İzleniyor mu?
Kayıtlı Elektronik Posta, adından da anlaşılacağı üzere “kayıt” altında olan bir e-posta sistemi. Peki ama bu kayıtlar kimin elinde?, ne kadar süreyle saklanıyor? Ve en kritik soru: Devlet bizim KEP yazışmalarımızı okuyor mu?
KEP (Kayıtlı Elektronik Posta), resmi geçerliliği olan bir e-posta sistemidir. Standart e-postalardan farkı:
Gönderici ve alıcı kimlik doğrulaması yapılır.
Gönderim-sağlam teslimat-teslim alma gibi her adım zaman damgalı şekilde kayıt altına alınır.
Hukuken taahhütlü posta gibi geçerliliğe sahiptir.
Yani: KEP bir mail değil, bir resmi belge gönderim sistemidir.
Asıl Soruya Gelelim: Devlet KEP Yazışmalarını Okuyor mu?
Hayır, okumuyor. Ama bazı kayıtları saklıyor. İşte detaylar:
Devlet İçeriği Okumaz – Erişim Yetkisi Yoktur
KEP sisteminde yapılan yazışmalar, şifreli ve güvenli bir şekilde ilgili KEP hizmet sağlayıcısı (örneğin TÜRKKEP, PTT KEP vb.) altyapısında tutulur. Devlet kurumları bu içeriklere doğrudan erişemez.
Yani, devlet KEP mesajlarınızı “okuyamaz” çünkü teknik olarak da bu mesajlar özel şifrelemeyle korunur.
KEP sisteminde saklananlar:
Gönderici bilgisi
Alıcı bilgisi
Gönderim tarihi ve saati
Teslim tarihi ve saati
Zaman damgası
KEP delil kayıtları (hash kodları ve log bilgileri)
Bu veriler 20 yıl boyunca saklanır. Ancak içerik değil, sadece “kayıt” tutulur.
Eğer bir hukuki süreç başlarsa (örneğin ticari dava, dolandırıcılık, sahtecilik vb.), ilgili mahkeme kararı ile içerik KEP sağlayıcısından talep edilebilir. Bu durumda bile sadece tarafların rızası ve yasal süreç içinde erişim sağlanabilir.
Ticari anlaşmazlıklarda delil olarak kullanılır.
Sözleşme feshi, ihtarname, bildirim gibi işlemlerde resmi geçerlilik sağlar.
“Ben mail attım” ya da “Gelmedi” tartışmaları ortadan kalkar.
Kurumlar arası veya kurum-kişi arası iletişimi belgeli ve kanıtlanabilir hale getirir.
EDM Bilişim olarak KEP sistemlerinin hem teknik kurulumu hem de süreç entegrasyonunu sizin için uçtan uca yönetiyoruz:
Hangi kurumla hangi belge türünde KEP kullanılmalı? KEP yazışmalarınızı nasıl otomatikleştirirsiniz? Yasal saklama yükümlülüklerinizi nasıl yerine getirirsiniz?
Tüm bu soruların cevabını, dijitalleşmenin lideri olarak size biz sunuyoruz.
KEP yazışmaları, sizi devletin değil, hukukun korumasına alır. Bu sistem sayesinde;
Yazışmalarınız belgelenir, Zaman damgası ile sabitlenir, Gerekirse yasal delil olarak kullanılır.
Ama içeriği kimse göremez, okuyamaz. Bu da sistemin en güçlü tarafıdır.
KEP yazışmalarınızı hem güçlü hem güvenli hale getirmek için EDM Bilişim yanınızda.
